Quando non si possono fare riunioni: un approfondimento su teleconferenza e video conferenza

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di Cristina Muzzioli

Le attuali disposizioni per il contenimento dell’emergenza sanitaria del Corona Virus impediscono lo svolgimento di manifestazioni organizzate che vedano la partecipazione di molte persone sia in luoghi pubblici che privati.

Le assemblee associative non sono “manifestazioni “ propriamente dette, ma possono implicare la partecipazione di molte persone e pertanto in questo momento sono tra le attività da evitare per le associazioni con sede nella provincia di Modena.

Allo stesso modo può essere opportuno posticipare gli incontri del consiglio direttivo, soprattutto quando l’organo sia composto da molte persone.

In questi casi può venire in soccorso dell’ente la possibilità si svolgere gli incontri degli organi a mezzo teleconferenza.

L’art 24 del codice del terzo settore al comma prevede che “L’atto costitutivo o lo statuto possono prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché sia possibile verificare l’identita’ dell’associato che partecipa e vota”.

Già prima dell’emanazione del codice del terzo settore la previsione era ritenuta applicabile alle associazioni in analogia con quanto previsto per le società di capitali.

La previsione è estensibile anche alle riunioni dell’organo di amministrazione alle medesime condizioni.

I mezzi di telecomunicazione adottati dovranno assicurare al presidente dell’assemblea di accertare la regolarità della costituzione dell’assemblea, l’identità e la legittimazione degli intervenuti e di regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione; inoltre dovranno far si che siano percepiti adeguatamente gli eventi assembleari ai fini della verbalizzazione e dovranno consentire la partecipazione alla discussione e alla votazione in modo simultaneo.

Tutte queste previsioni vanno a tutelare la collegialità delle decisioni e la democraticità della struttura dell’ente principi basilari per le associazioni di terzo settore.

Quindi l’associazione attraverso strumenti che permettano l’identificazione degli associati e la loro partecipazione simultanea può procedere allo svolgimento sia delle assemblee dei soci sia degli incontri dell’organo di amministrazione:

La riunione degli organi in teleconferenza avrà le stesse regole di convocazione e di costituzione della normale assemblea dei soci o della riunione dell’organo amministrativo.

Volendo descrivere le diverse modalità, possono immaginarsi le seguenti ipotesi:

a) i soci possono trovarsi in sale diverse e votare contestualmente in un luogo unico, in tal caso i soci non si riuniscono nella medesima sala in cui si trova il presidente dell’assemblea, affluendo — sempre in uno stesso luogo — in sale attigue o vicine dalle quali è possibile seguire l’assemblea ed intervenire a mezzo di teleconferenza o videoconferenza;

 b) i soci si trovano in  più sedi distaccate dove si svolgono assemblee a cui partecipano gruppi di soci per vicinanza fisica;

c) i soci sono collegati tra loro con uno strumento concordato con l’associazione che permetta identificazione, votazione e informazione in contemporanea.

In tutti questi casi il verbale dell’assemblea o del direttivo dovrà essere redatto e firmato da presidente e segretario che si dovrebbero trovare nel medesimo luogo.

Questa previsione può essere un utile strumento sia in caso di necessità sia come strumento per cercare di allargare la partecipazione dei soci agli incontri.

Al di là dell’attuale emergenza In prospettiva di modifica di statuto secondo le previsioni del codice del terzo settore è opportuno prendere in considerazione di inserire questa previsione nel proprio statuto.